Nel momento in cui si parla di off boarding, si fa riferimento al processo durante il quale un dipendente lascia l’azienda per cui ha lavorato. Potrebbe sembrare un passaggio semplice e indolore, tuttavia presenta alcune insidie che vanno gestite in modo professionale avvalendosi dei migliori strumenti.

Che cos’è l’off boarding e quali sfide presenta

La cessazione di un rapporto di lavoro prende il nome di offboarding e può essere più complessa di quanto si possa pensare. Infatti, senza una comunicazione chiara e una procedura standardizzata, si possono verificare spiacevoli conseguenze e dimenticanze.

Poco importa il naturale turnover del personale poiché i lavoratori ricordano maggiormente il momento dell’uscita dal posto di lavoro, sebbene la decisione fosse presa dal lavoratore stesso. Sapendo questo, ogni azienda deve impegnarsi nel gestire il processo in maniera più professionale possibile altrimenti hanno luogo fatti spiacenti tra cui la creazione di un clima interno sfavorevole che non invoglia i migliori talenti a rimanere. In quest’ottica, la gestione della fine del rapporto di dipendenza, viene intesa come una parte fondamentale della strategia gestionale.

Grazie a una suite ad hoc, è possibile trasformare ex dipendenti e collaboratori – ma anche ex stagisti e tirocinanti-, in brand ambassador che parlano bene dell’impresa e di come gestisce in modo trasparente anche momenti mano piacevoli come la cessazione del rapporto.

Gli step dell’off boarding

I passaggi fondamentali della cessazione del rapporto di lavoro comprendono:

• Raccogliere e archiviare la documentazione;
• Pianificare le attività contabili;
• Comunicare con gli stakeholder;
• Restituire le proprietà aziendali;
• Raccogliere i feedback;
• Tutelare i dati

La firma dei documenti necessari

Se con il termine onboarding si definisce l’iter da seguire al momento dell’assunzione di un nuovo dipendente (incluse la creazione delle credenziali per l’accesso ai sistemi informatici aziendali, la consegna del materiale, lo svolgimento di pratiche amministrative, l’attività di coaching), con la dicitura off boarding si indica il processo inverso.

Si tratta quindi di una serie di attività necessarie per gestire l’uscita di un dipendente, o meglio, ex dipendente, curando tutte le fasi in maniera professionale e trasparente da ambo le parti. Chi utilizza un template per l’off e onboarding, riesce a gestire l’intero passaggio senza dimenticare importanti passaggi, evitando malintesi e malcontenti.

Una delle tante seccature della cessazione di un rapporto di lavoro riguarda la firma di una mole incredibile di documenti. Per fortuna, con i giusti strumenti è possibile firmare digitalmente tutta la documentazione, evitando lo spreco di carta e favorendo la digitalizzazione.

La restituzione delle proprietà aziendali

Quando un dipendente lascia il suo posto di lavoro licenziandosi, si presenta anche un’altra incombenza da sbrigare cioè la restituzione dei beni dell’azienda. Tutto dipende dal tipo di lavoro svolto ma spesso si parla di restituire automobili, altri mezzi aziendali e soprattutto  tecnologie.

Grazie ai software più innovativi è possibile sapere quali apparecchi il dipendente ha ricevuto e quali erano le loro condizioni di partenza. Con la giusta applicazione, è più facile riappropriarsi di tutti i dispositivi senza dimenticarne nessuno e verificare anche il loro stato.