Nel momento in cui un lavoratore tiene dei comportamenti illeciti nei confronti del regolamento aziendale e/o delle norme in vigore, il datore di lavoro ha la facoltà di ricorrere alla lettera di contestazione disciplinare. Si tratta di un provvedimento che dà origine al procedimento disciplinare, attraverso il quale si stabiliscono le eventuali responsabilità del lavoratore. Nelle prossime righe approfondiremo l’argomento riportando i requisiti fondamentali della lettera di contestazione affinché sia valida.

Che cos’è la lettera di contestazione a cosa serve?

La lettera di contestazione disciplinare è una lettera che il datore di lavoro invia al dipendente a fronte del verificarsi di un comportamento illecito. Si tratta quindi di un richiamo che porta all’attenzione la condotta non idonea che il lavoratore ha tenuto durante lo svolgimento delle sue mansioni in relazione al regolamento aziendale e alle leggi in vigore che regolano la materia. Attraverso la lettera di contestazione disciplinare, quindi, si avvia il procedimento disciplinare a carico del lavoratore.

Il procedimento disciplinare consiste in una indagine circa la sussistenza dei suddetti comportamenti illeciti. Durante questa fase il datore di lavoro ha la facoltà di raccogliere le prove a favore della sua tesi, nel caso in cui non ne fosse già in possesso. La lettera di contestazione è, di conseguenza, il presupposto necessario per poter applicare le eventuali sanzioni previste per il lavoratore che non dovesse attenersi a quanto previsto.

Il lavoratore, dall’altra parte, ha ovviamente la facoltà di potersi difendere dalle accuse mosse contro di lui. In questo modo ha la possibilità di far valere le sue ragioni e, di conseguenza, evitare l’eventuale sanzione.

Requisiti del richiamo disciplinare

Affinché la lettera di contestazione sia valida, questa deve rispondere a determinati requisiti. Affinché sia valida, la lettera di contestazione disciplinare deve infatti essere:

• redatta in forma scritta
• subordinata alla prova di ricevimento da parte del dipendente. Deve quindi deve essere inviata tramite raccomandata A/R o a mezzo raccomandata consegnata a mano e controfirmata per accettazione.
• contenere tutte le informazioni utili in modo dettagliato circa i fatti contestati in modo da permettere al lavoratore di difendersi. In questo senso, la contestazione è considerata idonea solo se permette al lavoratore di difendersi in modo puntuale. Di conseguenza non può esserci incertezza o genericità circa i fatti per cui è accusato.

Nella lettera di contestazione disciplinare il datore di lavoro può anche menzionare la sussistenza di altri comportamenti scorretti precedentemente tenuti dal lavoratore. Questi possono infatti costituire una aggravante, nonché la base per la dimostrazione di un comportamento recidivo nel tempo.

Infine, non è possibile in alcun modo procedere a una contestazione in forma orale. Se così fosse, la validità di qualsiasi sanzione da parte del datore di lavoro verrebbe meno. Allo stesso modo, la lettera di contestazione non è valida se, come detto, è generica e non riconducibile a fatti concreti, circostanziati e circoscritti nel tempo. Ciò impedisce al lavoratore di esercitare correttamente il suo diritto di difensa in quanto gli preclude la conoscenza adeguata dell’addebito mosso. In questo caso, ogni sanzione disciplinare è ritenuta nulla.

Circa la tempestività

In primo luogo, deve essere inviata tempestivamente, rispetto alla commissione del fatto contestato e alla piena conoscenza dell’infrazione da parte del datore di lavoro.

Infatti, il tempo che passa tra la conoscenza del fatto e la sua contestazione non può superare quello ragionevolmente necessario per il datore di lavoro affinché proceda ai necessari accertamenti finalizzati alla decisione di iniziare il procedimento disciplinare a carico del suo dipendente. Non c’è una lunghezza standard prestabilita, ma la giurisprudenza precisa che la contestazione deve essere sufficientemente tempestiva sia da permettere al lavoratore di difendersi che al datore di lavoro di rientrare nel criterio di correttezza e buona fede.