Un software gestionale non è solo uno strumento indispensabile per lavorare in maniera più fluida, ma può diventare di fondamentale importanza anche per amministrare in modo rapido ed efficiente praticamente ogni aspetto amministrativo e operativo.
D’altronde, nonostante si possa distribuire tra i vari settori la mole di lavoro, riuscire a snellirla digitalizzando dati e documenti diventa imperativo per ottimizzare i tempi e concentrarsi, ad esempio, sui metodi migliori per evolversi e attuare nuove idee.
A tal proposito, Proveco, azienda che offre servizi per la gestione degli asset, mette a disposizione in questo specifico ambito un ampio ventaglio di proposte, altamente personalizzate, che consentono di avere tutto sotto controllo riducendo, così, il margine di errore delle imprese.
Dalla gestione delle flotte a quella delle SIM aziendali
Inserire dei dati che arricchiscono un archivio, che generano ricevute o che semplicemente sono indispensabili per ritrovare una pratica, sono solo alcune delle azioni fondamentali di un software aziendale di alto livello.
Tra le necessità che una ditta può avere, ad esempio, vi è quella di gestire un parco mezzi: ciò può essere vero per aziende di trasporti, di traslochi ma anche per quelle realtà che organizzano spesso meeting e spostamenti per convegni.
In definitiva, grazie a specifici software, ovunque ci siano auto o mezzi da controllare si può avere una panoramica completa del singolo veicolo, ma anche una visione d’insieme che consente di ottimizzare le spese e aumentare l’operatività.
Ogni mezzo va innanzitutto registrato a seconda della destinazione d’uso, quindi possono essere aggiunti parametri quali chilometri percorsi, spese di carburante, altre relative a bollo o a polizze assicurative, nonché riparazioni straordinarie, revisioni e persino multe che sono a carico dell’azienda o del dipendente a seconda dei casi specifici.
Le vetture, poi, possono essere sia di proprietà dell’azienda che a noleggio o in leasing, o persino utilizzate od offerte tramite il metodo del car sharing. Ognuna di queste voci avrà dei costi da tenere sotto controllo e delle ricevute da registrare e sarà imperativo organizzare tutto al meglio per non perdere di vista la contabilità dedicata.
Anche la linea telefonica aziendale ha bisogno di una gestione attenta e puntuale, specie se i diversi apparecchi sono forniti in dotazione ai propri dipendenti. I telefoni mobili possono essere controllati e tracciati, sempre in ottemperanza alla vigente normativa sulla privacy, tramite la scheda SIM al loro interno ma ciò è valido anche per altri supporti quali notebook e router adsl.
Sia che si tratti di schede ricaricabili che soggette a contratti specifici con la compagnia scelta, anche in questo caso saranno individuabili immediatamente tutte le spese fisse e variabili, così da poter verificare eventuali anomalie e intervenire in modo tempestivo. Non solo, ma sarà anche possibile ridurre gli errori di digitazione e tracciare interventi tecnici, qualora siano stati effettuati.
La gestione degli immobili
Molte aziende possiedono anche immobili da dover seguire e gestire, magari per riscuotere affitti o corrisponderli al proprietario, nonché per provvedere a diverse opere interne ed esterne di riqualifica.
Qualunque sia la necessità, grazie a software dedicati e completamente personalizzati si potranno creare schede dettagliate in cui inserire tutti i parametri necessari all’individuazione del singolo immobile.
Una volta inseriti nel database, è possibile costruire una mappatura degli appartamenti e degli edifici, verificando e pianificando gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria,le aree di guadagno, i margini di redditività e, per gli Enti, altri parametri volti alla trasparenza come la gestione dell’ERP che regola le residenze pubbliche. Ovviamente, tutto ciò può riguardare non solo una costruzione, ma anche un terreno, agricolo o destinato all’edilizia.
La gestione di qualsiasi asset aziendale, quindi, può diventare molto complessa nei suoi vari aspetti se non capillarmente organizzata e un software articolato in maniera corretta e professionale può offrire un contributo determinante.